El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
Reconocimiento, cuenta y comprobación de los bienes existentes. El más frecuentemente usado, el arqueo de caja, consiste en la comprobación de los movimientos realizados durante un período -por lo general un día de trabajo- para verificar las entradas, la
Análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
lunes, 31 de agosto de 2009
UNA CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.
PASOS PARA REALIZAR UNA CONCILIACION BANCARIA
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.
1. Introducción
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria. 2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA
PROCEDIMIENTO
EMPRESA
BANCO
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO
· Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.
· Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA
· Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
· Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
ERRORES
· Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.
· Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste. 3. Normas para la elaboración del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:
· Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos: · Nombre de la empresa o razón social. · Nombre del documento “Conciliación Bancaria”. · Fecha a la cual se está elaborando el documento. · Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar. · Nombre de la persona que elabora el documento. · Tipo de método a utilizar (opcional). · Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación. · Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) · Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.
· Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa. 4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los: 1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados. Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE
CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02
CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
01/07/06
Saldo
230.000,00
01/07/06
Corrección del Depósito Nº 1956
166.500,00
396.500,00
01/07/06
Corrección del Cheque Nº 4505
122.600,00
273.900,00
02/07/06
Cheque Nº 4508
47.700,00
226.200,00
04/07/06
Depósito Nº 3984
180.000,00
406.200,00
06/07/06
N.C. Efectos descontados
100.000,00
506.200,00
14/07/06
Cheque Nº 4509
55.000,00
451.200,00
20/07/06
Cheque Nº 4510
52.000,00
399.200,00
25/07/06
Depósito Nº 4866
130.000,00
529.200,00
28/07/06
Cheque Nº 4511
65.500,00
463.700,00
30/07/06
Depósito Nº 5698
78.000,00
541.700,00
28/07/06
Cheque Nº 4512
15.800,00
525.900,00
31/07/06
Depósito Nº 6892
40.000,00
565.900,00
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.
Capital Bs. 280.000.000,00
ESTADO DE CUENTA
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006
CONTROL Nº 3377233
EL TRÉBOL C.A.
Código de cuenta Nº 5698-22356-96
PÁG. 1/1
FECHA
CONCEPTOS
CARGOS
ABONOS
SALDOS
JULIO
Saldo
185.900,00
01
Depósito Nº 2365
153.800,00
339.700,00
02
Cheque Nº 4508
47.700,00
292.000,00
05
Depósito Nº 3984
180.000,00
472.000,00
06
N.C. Efectos descontados
100.000,00
572.000,00
06
N.D. Gastos de cobranza
5.000,00
567.000,00
15
Cheque Nº 4506
25.000,00
542.000,00
20
Cheque Nº 4510
25.000,00
517.000,00
25
Depósito Nº 4866
130.000,00
647.000,00
30
Depósito Nº 5698
78.000,00
725.000,00
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
LIBROS
BANCO
Saldos al 30/06/06
230.000,00
-185.900,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
17/06/06 Cheque Nº 4506
25.000,00
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
65.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito Nº 2365
153.800,00
-153.800,00
ERRORES DE EMPRESA
Deposito Nº 1956 registrado
18.500,00
Deposito Nº 1956 correcto
185.000,00
166.500,00
Cheque Nº 4505 mal ubicado
61.300,00
-122.600,00
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06
273.900,00
-273.900,00
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos.
Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
LIBROS
BANCO
Saldos al 31/07/06
565.900,00
-725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
-40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
-5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00
27.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
587.900,00
-587.900,00
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
LIBROS
BANCO
DEBE
HABER
DEBE
HABER
Saldos al 31/07/06
565.900,00
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Corrección del Cheque Nº 4510
27.000,00
SUBTOTALES
592.900,00
5.000,00
177.100,00
765.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
587.900,00
587.900,00
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco. 4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
-177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00
-27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06
565.900,00
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.
1. Introducción
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria. 2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA
PROCEDIMIENTO
EMPRESA
BANCO
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO
· Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.
· Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.
PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA
· Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
· Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
ERRORES
· Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.
· Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste. 3. Normas para la elaboración del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:
· Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos: · Nombre de la empresa o razón social. · Nombre del documento “Conciliación Bancaria”. · Fecha a la cual se está elaborando el documento. · Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar. · Nombre de la persona que elabora el documento. · Tipo de método a utilizar (opcional). · Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación. · Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) · Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.
· Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa. 4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los: 1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. 3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados. Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE
CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02
CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006
FECHA
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
01/07/06
Saldo
230.000,00
01/07/06
Corrección del Depósito Nº 1956
166.500,00
396.500,00
01/07/06
Corrección del Cheque Nº 4505
122.600,00
273.900,00
02/07/06
Cheque Nº 4508
47.700,00
226.200,00
04/07/06
Depósito Nº 3984
180.000,00
406.200,00
06/07/06
N.C. Efectos descontados
100.000,00
506.200,00
14/07/06
Cheque Nº 4509
55.000,00
451.200,00
20/07/06
Cheque Nº 4510
52.000,00
399.200,00
25/07/06
Depósito Nº 4866
130.000,00
529.200,00
28/07/06
Cheque Nº 4511
65.500,00
463.700,00
30/07/06
Depósito Nº 5698
78.000,00
541.700,00
28/07/06
Cheque Nº 4512
15.800,00
525.900,00
31/07/06
Depósito Nº 6892
40.000,00
565.900,00
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.
Capital Bs. 280.000.000,00
ESTADO DE CUENTA
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006
CONTROL Nº 3377233
EL TRÉBOL C.A.
Código de cuenta Nº 5698-22356-96
PÁG. 1/1
FECHA
CONCEPTOS
CARGOS
ABONOS
SALDOS
JULIO
Saldo
185.900,00
01
Depósito Nº 2365
153.800,00
339.700,00
02
Cheque Nº 4508
47.700,00
292.000,00
05
Depósito Nº 3984
180.000,00
472.000,00
06
N.C. Efectos descontados
100.000,00
572.000,00
06
N.D. Gastos de cobranza
5.000,00
567.000,00
15
Cheque Nº 4506
25.000,00
542.000,00
20
Cheque Nº 4510
25.000,00
517.000,00
25
Depósito Nº 4866
130.000,00
647.000,00
30
Depósito Nº 5698
78.000,00
725.000,00
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
LIBROS
BANCO
Saldos al 30/06/06
230.000,00
-185.900,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
17/06/06 Cheque Nº 4506
25.000,00
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
65.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
30/06/06 Deposito Nº 2365
153.800,00
-153.800,00
ERRORES DE EMPRESA
Deposito Nº 1956 registrado
18.500,00
Deposito Nº 1956 correcto
185.000,00
166.500,00
Cheque Nº 4505 mal ubicado
61.300,00
-122.600,00
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06
273.900,00
-273.900,00
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos.
Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
LIBROS
BANCO
Saldos al 31/07/06
565.900,00
-725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
-40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
-5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00
27.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
587.900,00
-587.900,00
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS
DESCRIPCIÓN
LIBROS
BANCO
DEBE
HABER
DEBE
HABER
Saldos al 31/07/06
565.900,00
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Corrección del Cheque Nº 4510
27.000,00
SUBTOTALES
592.900,00
5.000,00
177.100,00
765.000,00
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06
587.900,00
587.900,00
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco. 4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:
EL TRÉBOL C.A.
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS
DESCRIPCIÓN
PARCIAL
TOTAL
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06
725.000,00
CHEQUES EN TRÁNSITO
20/06/06 Cheque Nº 4507
40.800,00
14/07/06 Cheque Nº 4509
55.000,00
28/07/06 Cheque Nº 4511
65.500,00
28/07/06 Cheque Nº 4512
15.800,00
-177.100,00
DEPÓSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito Nº 6892
40.000,00
40.000,00
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
5.000,00
5.000,00
ERRORES DE EMPRESA
Cheque Nº 4510 registrado
52.000,00
Cheque Nº 4510 correcto
25.000,00
-27.000,00
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06
565.900,00
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